ERP-Einführung ist gescheitert: Erst Prozesse analysieren, dann System kaufen

Felix Schmidt (0:00)

Du stehst gerade aktiv vor der Entscheidung, ein eigenes neues CRM-System oder ein ERP-System einzuführen bei dir im Unternehmen und gehst stark davon aus, dass genau dieses System in Zukunft all deine Probleme löst. Die Probleme könnten folgende sein, Aufträge werden irgendwie übersehen, Kundenkommunikationen gehen im Tagesgeschäft unter, Rückfragen oder Aufgabenmanagement ist irgendwo nicht eindeutig bei dir geregelt und du gehst davon aus, jetzt implementiere ich mir ein ERP-System. Du gehst sechsstellig in den Invest, teilweise sogar hochsechsstellig in den Invest, um ein solches Tool einzuführen und gehst davon aus, im Anschluss läuft alles super.

Jetzt haben wir folgende Situation. Die meisten Hersteller von ERP-System suggerieren dir im Vertriebsgespräch, dass diese Systeme alles regeln und alles automatisieren und danach alle Probleme behoben sind. Was ich allerdings in Betrieben merke, die gerade in so einer Einführung stecken, und da geht es jetzt gar nicht darum, dass ich irgendwie so ein System in Betriebe reinbringen will, sondern das ist einfach nur eine Beobachtung.

Also die Hersteller von ERP- oder CAM-Systemen, die haben in der Regel eine klare Konfiguration von diesem Tool und die versprechen dir, ja, wir können das Ganze noch an sie anpassen. Was allerdings selten passiert in den Unternehmen, ist, dass sich jemand im Vorfeld mal mit deinen Prozessen im Detail auseinandersetzt. Dass jemand wirklich mal zu dir kommt und die Prozesse genau analysiert und erst dann die Entscheidung trifft, was genau aus diesem System, ERP oder CAM, können wir bei dir überhaupt implementieren. Das heißt, du hast eine Kaufentscheidung getroffen für ein System, was nachher überhaupt nicht an deine individuellen Prozesse angepasst ist. Das heißt, in der Regel läuft so ein Einführungsprozess gut ein Jahr, zwei Jahre, teilweise drei Jahre ab. Danach hast du ein System, was überhaupt nicht so funktioniert, wie du es dir vorgestellt hast. Aber du hast jetzt ein Hüppel Geld dafür ausgegeben, denkst, jetzt müssen wir das hier irgendwie nutzen. Was ist dann das Ende vom Lied? Du nutzt das vielleicht halbherzig, stiefmütterlich die nächsten anderthalb Jahre maximal. Danach verschwindet das immer weiter nach hinten und es werden wieder die Lösungen ausgegraben, die du vorher genutzt hast. Das kann die Excel-Tabelle sein oder Google Sheets. Das kann irgendwo der Notizblock sein. Das kann die Kommunikation über den E-Mail-Kanal sein, oder Microsoft Teams, was auch immer. Du springst auf jeden Fall wieder zurück zu dem, wo du vorher wusstest, es hat zwar nicht optimal funktioniert, aber es hat eben einigermaßen für uns funktioniert.

Jetzt will ich dir einen Blickwinkel geben, wenn du gerade an dem Punkt stehst, dass du so eine Entscheidung treffen willst oder vielleicht schon mitten in so einem System drin steckst, worauf du auf jeden Fall achten solltest.

Erstelle dir ein Projekt-Team. Also erstelle dir ein Team, was intern die Prozesse analysiert, was wirklich Schritt für Schritt jeden einzelnen Arbeitsschritt durchgeht und wichtig dokumentiert. Es bringt nichts, wenn man sich in einem munteren Kreis zusammensetzt und mal munter darüber rumdiskutiert, was man jetzt alles Schönes machen könnte. Nein, es geht wirklich darum, dass man Prozesse analysiert.

Wo fängt der Prozess an? Wo hört er auf? Und wo gibt es vielleicht Schnittstellen zu anderen Positionen im Unternehmen, zu anderen Prozessen im Unternehmen? Und wenn du das herausgefunden hast, dann kannst du anfangen und kannst wirklich sagen, okay, wir haben jetzt den Prozess runtergebrochen und jetzt versuchen wir, herauszufinden, kann das neue System diesen Prozess so schon abbilden? Und falls nein, welche Punkte brauchen wir in dem neuen System, damit eben genau das funktioniert? Und das ist der Punkt, den ich feststelle, den die wenigsten Leute machen, einfach mal ihre Prozesse hinterfragen. Und dann stellt man sich nachher natürlich in der Geschäftsleitung die Frage, ja, aber dafür haben wir doch eine Firma engagiert.

Mit teuer Geld, die das Ganze für uns machen soll. Aber wie oft hat so jemand sich mal wirklich intern bei dir in die Prozesse reingedacht, hat alles mal mit so Projektgruppen auseinandergenommen, um einen klaren Fahrplan zu entwickeln, was wird wann installiert? Und genau dann, wenn so was passiert, haben wir auch keine Ewig-Baustelle, wie sie in den meisten Unternehmen abläuft, sondern da kann so eine Einführung reibungslos laufen, weil wir eine klare Prozessstruktur in der Implementierung haben, die konkreten Meilensteinen folgt. Und wenn du in der Situation bist, dass du gerade ein ERP, ein CRM, ein anderes großes System einführst und du merkst, dass das genauso aus dem Ruder läuft, wie wir gerade darüber gesprochen haben, dann macht es vielleicht jetzt an der Stelle Sinn, mir einfach eine Nachricht zu schreiben, dir ein Erstberatungsgespräch bei mir zu buchen. Ich will dir kein neues System verkaufen, aber ich kann dir dabei helfen, genau diesen Prozess 100%ig auf Papier zu bringen, dass du genau weißt, welche Schritte musst du an welcher Reihenfolge übernehmen. Und bei Bedarf übernehme ich auch die Kommunikation mit deinem ERP-Dienstleister, um mit ihm gemeinsam die Prozesse so aufzubauen, dass sie zu deinem Unternehmen passen und nicht zu dem Unternehmen, was dir irgendwie die Software schnell andrehen wollte, der Verkaufsprozess schnell abgewickelt wurde und jetzt der Rest hinten raus ewig und drei Tage dauert. Also, wenn du nicht vor Stolz zerfressen bist, und du sagst, nein, auf gar keinen Fall, das ziehen wir jetzt alleine durch, buche dir ein kostenfreies Erstberatungsgespräch. Wir schauen uns kostenfrei deine Situation, deinen aktuellen Stand der Implementierung an. Und du bekommst von mir in diesem Gespräch konkrete Tipps mit, wie ich das Ganze in deinem Unternehmen lösen würde. Und du hast danach die Möglichkeit, entweder mit diesen Informationen das Ganze in die richtige Richtung zu biegen, oder wir treffen da gemeinsam die Entscheidung, wenn es passt, dass wir den nächsten Schritt gemeinsam gehen und die Implementierung dieses neuen Systems nicht fünf Jahre dauert, sondern so schnell, wie es eben möglich ist, durchgezogen wird. In diesem Sinne, vielen Dank fürs Zuhören. Bis zum nächsten Mal. Wir hören dein Felix von der ProzessWerkstatt.